Endret: 7 okt 2016     Opprettet: 5 aug 2014

Årshjul

Giroforfall

OBOS besørger trykking og utsendelse av giroer for innbetaling av felleskostnader to ganger i året i henhold til ordinær forretningsførerkontrakt. Andre rutiner kan gjelde for boligselskap med avtale om individuelle nedbetaling av fellesgjeld.

Tidspunkt for trykking avhenger av boligselskapets giroforfall. Giroforfall for Rabben er 01.01. og 01.07.

Giroene produseres og sendes ut ca. en måned før giroforfall. Endring av felleskostnadene må meldes OBOS senest 7 uker før giroforfall.

Mot ekstra honorar kan OBOS produsere og sende ut ekstra girosett og giroer for vedtatte tillegg i felleskostnadene.

Likviditetsbudsjett

I fjerde kvartal sender forvaltningskonsulenten styret et forslag til likviditetsbudsjett for kommende år.

Styret skal snarest gi forvaltningskonsulenten beskjed dersom kostnadene under ”andre driftskostnader” og ”drift og vedlikehold” avviker vesentlig fra tidligere år.

Styret må gå gjennom budsjettet og ta stilling til om det er behov for en justering av felleskostnadene.

Frist for bestilling av nye giroer ved endring av felleskostnadene er senest 7 uker før betalingsforfall.

Endring av felleskostanadene

I henhold til ordinær forretningsførerkontrakt skal styret melde fra om endringer i felleskostadene til forvaltningskonsulenten senest 7 uker førgiroforfall.

Trykking av innbetalingsblanketter besørges av OBOS to ganger pr år. Andre avtaler kan gjelde for boligselskap med avtale om individuell nedbetaling av fellesgjeld.

Mot særskilt honorar kan OBOS utstede ekstra husleiegirosett og tilleggsbeløp på husleien.

Økonomisk rapport

I henhold til ordinær forretningsførerkontrakt blir det utarbeidet to økonomiske rapporter i året, per 30.04. og per 31.08.

Rapporten inneholder årets budsjett, budsjett hittil i år og regnskap hittil i år. Den viser inntekter, utgifter, finansielle poster, fordringer, gjeld og disponible midler. Som vedlegg til den økonomiske rapporten følger noter for postene ”Drift og vedlikehold” og ”Andre Driftsutgifter”.

Styret bør til enhver tid ha kontroll med boligselskapets økonomiske stilling.

Ekstra rapporter kan bestilles når som helst.

En egen økonomipakke kan bestilles. Den består av kvartalsvise økonomiske rapporter med spesifikasjoner (noter) for drift, vedlikehold samt kortsiktige fordringer og gjeld. I pakken er det også med to hovedbøker.

Konstituering av nytt styre

Konstituerende styremøte avholdes vanligvis umiddelbart etter den ordinære generalforsamling. På dette møtet velges nestleder og sekretær.

Det skal sendes inn skjema til Brønnøysundregistrene med opplysninger om styret og varamedlemmene. Det må også avklares hvem som skal ha anvisning/attestasjonsrett.

Styrehonorar for styreperioden som har vært, godkjennes av generalforsamlingen. Det konstituerende styremøtet vedtar som oftest fordeling av honoraret blant styremedlemmene.

Generalforsamling

Borettslag skal innen 30. juni hvert år ha avholdt generalforsamling.

Det er vedtektene, sammen med Lov om Borettslag som regulerer hvordan generalforsamling skal gjennomføres.

Følgende skal behandles i en generalforsamlingen , jfr. Kapittel 7, § 7-4 – 8 i Lov om borettslag:

1. De saker som etter loven eller vedtektene skal tas opp i ordinær generalforsamling

2. Spørsmål om godkjenning av årsberetning fra styret

3. Spørsmål om godkjenning av årsregnskapet.

Lov og vedtekter bestemmer hvem som har rett til å være tilstede og stemme på generalforsamling. På generalforsamling kan andelseier og ektefelle/samboer møte, men bare med en stemme for andelen. Ektefelle/samboer må møte med fullmakt fra andelseier, for å kunne stemme på vegne av andelen.

Framleiere har rett til å møte, men uten stemmerett.

Dersom andelseier ikke kan møte på generalforsamling kan andelseier i henhold til Lov om borettslag, kapittel 7 §7-3 møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn en andelseier.

Utdeling av årsberetningshefter

Årsberetningsheftene blir normalt levert til styret, eller den styret utpeker, rett fra trykkeriet. Heftene må deles ut til husstandene minst 8 dager høyst 20 dager før generalforsamlingen til.

Alle andelseiere med kjent adresse skal ha innkalling). De beboere som har tilskriveradresse, får innkallingen tilsendt fra OBOS. Her må tid til postgang beregnes.

Dersom boligselskapet har andre ønsker, kan dette avtales på regnskapsmøtet.

Innkalling til generalforsamling

Ordinær generalforsamling i borettslag skal avholdes innen 30. juni hvert år. Det innkalles til ekstraordinær generalforsamling når styret eller OBOS finner det nødvendig. Likså skal generalforsamlingen innkalles når revisor eller minst en tiendedel, dog minimum 3 av andelseierne skriftlig krever det, og samtidig tilkjennegir hvilke saker som ønskes behandlet.

Innkalling skal skje med skriftlig varsel minst 8 dager høyst 20 dager før generalforsamlingen finner sted. Ekstraordinær generalforsamling kan likevel om nødvendig, innkalles med kortere frist, men ikke kortere enn 3 dager.

Innkallingen skal angi hvilke saker som ønskes behandlet. Saker som ikke står på innkallingen kan ikke tas opp.

Forslag

Saker som en andelseier ønsker behandlet av den ordinære generalforsamlingen, skal stå som forslag i innkallingen når det fremsettes krav om det. Frist for innlevering av saker fremgår av selskapets vedtekter. Vanligvis opereres det med en frist på 8 uker.

Hvis et vedtak i tidligere generalforsamling pålegger styret å varsle om tidsfristen for innsendelse av saker/forslag, må styrene etterkomme dette.

Kommer et forslag styret i hende etter den vedtektsfestede frist, er det opp til styret om det likevel skal tas med i innkallingen.

Person med forslagsrett har krav på at et rettidig innsendt forslag blir satt på sakslisten til generalforsamlingen, uansett innhold. Det er kun generalforsamlingen som kan avgjøre om den ikke vil behandle et forslag.

Årsberetning

Styrets årsberetning skal behandles som egen sak på generalforsamlingen.

Forretningsfører og boligselskaoets styre utarbeider i fellesskap boligselskapets årsberetning for foregående år.

Regnskapsloven av 1. januar 1999 gir små foretak unntak fra en del av de generelle reglene i loven. Boligselskaper forvaltet av OBOS-konsernet faller inn under definisjonen av små foretak.

I loven er det presisert at årsberetning og årsregnskap skal utgjøre to separate deler, men med krav til konsistens mellom de to delene.

Årsberetningen behandles før årsregnskapet på generalforsamling.

Regnskapsloven stiller følgende minimumskrav til innholdet i en årsberetning:

Arten av virksomheten og hvor den drives.

Redegjørelse for forutsetning for fortsatt drift.

Redegjørelse for arbeidsmiljøet.

Opplysninger om driften kan påvirke det ytre miljøet.

I årsberetningen skal styret også opplyse om forhold som er av viktighet ved bedømmelse av boligselskapets virksomhet og stilling, som ikke fremgår av resultatregnskapet eller balansen. Dette gjelder også forhold som er inntrådt etter utgangen av regnskapsåret.

Styrets arbeid

Det er viktig for beboerne at årsberetningen gir fyldig og riktig informasjon om boligselskapet. Styret bør så raskt som mulig på nyåret sende forvaltningskonsulenten et utkast til punktet “styrets arbeid” i årsberetningen.

Punktet bør inneholde informasjoner om driften i perioden og om eventuelle planer for neste periode, for eksempel vedlikeholds- og rehabiliteringsarbeider.

Stikkordliste om emner som kan tas med i styrets arbeid:

Antall styremøter ogkostnader ved styret

Evt. ekstraordinær generalforsamling

Underutvalg

Info – rundskriv – beboeravis

Beboermøte

Kurs – møter

Dugnad – velferdstiltak – juletrefest – grillfest – pensjonisttilstelninger

Inngåtte avtaler/kontrakter med f.eks. vaktmesterfirma og andre leverandører av varer/tjenester

Ansettelse av vaktmester/portner eller andre

Serviceavtaler og kontroll av brannslukkingsapparater og røykvarslere

Arbeider utover normalt vedlikehold

Rehabilitering

Tilstandsvurdering av bygningene/husene

Planlagte vedlikeholdsarbeider for årene fremover

Mottatte utmerkelser, for eksempel Rusken-statuetten, diplomer osv

Regulering av felleskostnader

Skifte av forsikringsselskap

Rettssaker/tvister

Bomiljø – trafikkforhold

Regnskapsmøte

De første forberedelsene til vårens generalforsamling starter med et styre- og regnskapsmøte i februar, mars eller april i lokalene til forretningsfører. Dette for å ha full tilgang til de regnskapsbilag og selskapsopplysninger som trengs for å sette opp et korrekt årsregnskap

I dette møtet vedtas årsregnskapet og årsberetningenfor foregående år. I tillegg revideres og vedtas budsjettet for inneværende år.

Agenda for generalforsamlingen med forslag fra andelseierne settes opp. Det treffes også beslutning om tid og sted for generalforsamlingen. Det er viktig å sette av nok tid til rettelser, trykking og utsendelse av årsberetningen. Denne skal være andelseier i hende minst 8 dager og høyst 20 dager før generalforsamlingen.

Det settes opp forsalg til hvem som skal være møteleder på generalforsamling . Generalforsamlingen har mulighet til å velge annen møteleder. OBOS har profesjonelle møteledere som kan bestilles.

Det kan på dette tidspunktet også være hensiktsmessig å fremme forslag til styrehonorar, og vedta størrelsen på refusjon av telefon, reise og portoutgifter.

Årsregnskap

Årsregnskapet består av tre hoveddeler; driftsoversikt, oversikt over eiendeler og gjeld, samt tilleggsopplysninger, også kalt noter til de enkelte postene. Regnskapet skal gi beboerne kunnskap om hva felleskostnadene er brukt til, og gi en oversikt over boligselskapets resultat og disponible midler ved årsskiftet.

Årsregnskaper for borettslag føres etter forskrift av 24.01.1989, nr 50, om årsoppgjør for boligbyggelag og borettslag, som avviker dels betydelig fra reglene om årsregnskap i regnskapsloven.

Årsregnskap for andre typer boligselskaper, som sameier og boligaksjeselskaper, føres etter regnskapsloven av 1. januar 1999.

Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer før utsendelse.

Valgkomitèarbeid

På generalforsamling velges en valgkomité. En valgkomité kan bestå av alt fra en person til så mange selskapet måtte ønske. Det mest vanlige er 3 personer. Valgkomiteens oppgave er å innstille kandidater til valg ved neste generalforsamling.

Til valgkomiteen sender forvaltningskonsulenten ut en påminnelse i januar om at det er tid for å forberede innstillingen til valg av tillitsvalgte. Det opplyses hvem som står på valg, og tillitsvalgte siden forrige generalforsamling. Skjema for valgkomitèens innstilling skal fylles ut og underskrives av valgkomiteen, og returnere til forvaltningskonsulenten i så god tid at den kan trykkes i innkallingen til generalforsamlingen. Det er styrets oppgave å påse at valgkomiteen utfører dette arbeidet.

Valkomiteen i OBOS-selskapene skal også innstille delegert til OBOS’ generalforsamling. For å være valgbar som delegert det et krav om at borettslagets representant er andelseier i borettslaget. Det betyr at andelseierens ektefelle/samboer ikke kan velges. Det gjelder selv om ektefelle/samboer er medlem i OBOS. Eier flere leiligheten/andelensammen, vil alle være valgbare, men kun en kan velges. Eierfellesskapet må være registrert i OBOS. Består borettslaget av flere enn 500 andeler, har borettslaget rett til å velge to delegerte til OBOS` generalforsamling.